Fase de Iniciação: Projeto SGM Ibmec¶

Objetivo: Definir o escopo inicial do projeto e alinhar os objetivos principais.

Principais Atividades e Artefatos¶

1. Identificar os Principais Requisitos¶

• Status: Concluído.
• Detalhes: Os requisitos funcionais e não funcionais foram definidos no documento de Brainstorm, resultando na lista de funcionalidades (BS01, RF08, etc.).

2. Estimar Custos e Prazos Iniciais¶

• Status: Concluído.
• Detalhes: As estimativas foram definidas no documento 5W2H:
  • Prazo (Quando?): Final do semestre de 2025.2.
  • Custo (Quanto?): Tempo e esforço da equipe.

3. Criar um Caso de Negócio (Business Case)¶

• Status: Concluído.
• Detalhes: O caso de negócio abaixo justifica a viabilidade e os benefícios do projeto.

Business Case: Sistema de Gestão de Monitorias (SGM) Ibmec¶

Visão do Projeto¶

O projeto visa substituir o atual processo de controle de monitorias, que é manual e descentralizado, por uma plataforma web integrada. A solução proposta centralizará o agendamento, o registro de horas e a comunicação, resultando em ganhos significativos de eficiência para os Coordenadores de curso (que gerenciam as escalas e aprovações) e para a equipe CASAS (que utiliza os dados para o acompanhamento da eficácia do programa).

Problema de Negócio¶

O método atual de gerenciamento de monitorias no Ibmec apresenta diversas ineficiências e desafios estratégicos:

• Alto Custo Operacional: A equipe CASAS dedica um número excessivo de horas a tarefas administrativas manuais, como criação de escalas, conferência de horas em planilhas e comunicação fragmentada via WhatsApp.
• Experiência do Aluno Fragmentada: Alunos enfrentam dificuldades e incertezas para encontrar informações sobre horários e salas, o que pode desestimular a busca por apoio acadêmico.
• Falta de Dados para Gestão: A instituição não possui métricas centralizadas para avaliar a eficácia do programa, como as matérias de maior procura, a performance dos monitores ou o nível de engajamento dos alunos.

Solução Proposta¶

Propõe-se o desenvolvimento de uma plataforma web centralizada (SGM Ibmec) que automatize todo o ciclo de vida da monitoria. As funcionalidades essenciais para o MVP (Produto Mínimo Viável) incluem:

• Para Alunos: Ferramenta de busca e agendamento de monitorias com calendário visual.
• Para Monitores: Interface para gestão de disponibilidade, candidatura a vagas e submissão automática de horas.
• Para Professores: Ferramenta para indicar alunos e aprovar candidaturas.
• Para Coordenadores: Painel para aprovar horas, gerenciar disciplinas e criar escalas.
• Exportação de Dados: Geração de relatórios para as planilhas de stakeholders (ex: Equipe CASAS).

Análise de Custos e Benefícios¶

Custos¶

Por se tratar de um projeto acadêmico, os custos principais não são financeiros:

• Recursos Humanos: Horas de trabalho da equipe de desenvolvimento ao longo do semestre de 2025.2.
• Infraestrutura: Custo de hospedagem em nuvem, mitigado por planos gratuitos (Free Tiers).

Benefícios¶

Quantitativos (Estimados): - Redução no tempo gasto pela equipe CASAS com tarefas manuais. - Redução no tempo gasto pelos alunos procurando salas etc... - Aumento do engajamento dos alunos no programa.

Qualitativos: - Melhora na Experiência do Aluno: Processo de agendamento simples, rápido e confiável. - Tomada de Decisão Baseada em Dados: Fornece à equipe CASAS dados claros sobre a performance do programa. - Valorização do Monitor: Oferece ferramentas profissionais que tornam o trabalho mais organizado e motivador. - Fortalecimento da Imagem Institucional: Moderniza um serviço de apoio acadêmico essencial.

Cronograma e Prazos¶

O projeto será executado durante o segundo semestre de 2025.

Produto Principal da Fase de Iniciação¶

• Resultado: Visão do projeto e caso de negócio aprovados.
• Documento de Referência: O Documento de Visão foi o principal artefato gerado e validado nesta fase.